Herramientas que simplifican tu gestión

Optimizar es una palabra clave para que la gestión de tu emprendimiento. En este post te cuento las herramientas que me ayudan con esto.

Es increíble como pasa el tiempo. ¡Ya en Mayo! Levante la mano quién tuvo en alguna cena de amigos la discusión sobre si el tiempo se está acelerando o no… yo debo confesar que más de una vez.

Por eso, hoy te cuento sobre las herramientas que me ayudan todos los días a optimizar la gestión de mi negocio. Porque no sólo el tiempo vale, sino que tengo cierto toc con lograr la menor cantidad de clicks posibles.

 

Escribir, calcular y diseñar

Debo reconocerlo. No sé que sería de mi vida sin el paquete Office, ya sea en su versión de escritorio o en su versión online.

Para llevar tus ingresos, egresos, precios de venta, ventas históricas y proyecciones el Excel es inigualable. No solo por la obviedad de hacer operaciones matemáticas fácilmente, sino porque a medida que vas aprendiendo las fórmulas más complejas, podés lograr mucha automatización para el análisis.

De esta manera, sólo ingresas un valor en un solo lugar y el Excel hace su trabajo.

Word para ir escribir todo lo que se te ocurra, y el Power Point para que tus presentaciones e incluso videos sean hiper profesionales.

Para diseñar tus flyers de forma fácil y rápida, no te pierdas Canva. Podés elegir plantillas predefinidas y adaptarlas a tu estilo.

 

Plataformas para tu web y mail

Ya hablamos en otros post de la importancia de estar comunicado con tus clientes y potenciales.

Mi página está armada con WordPress.com donde también compré el dominio y el hosting. Hay muchas opciones para esto, tanto de empresas argentinas como del exterior.

Si estás pensando en montar una tienda online, te sugiero la nueva propuesta de Data & Arte, donde también podés conseguir el hosting, todo en un mismo lugar.

El mail lo tengo con un servicio gratuito de Zoho Mail. Tiene ciertas limitaciones, como por ejemplo todavía no encuentro dónde configurar la firma, pero por ser gratuito está muy bien.

 

Emailmarketing

Se utiliza para comunicarte con tu comunidad, aquellas personas que eligen suscribirte a tus noticias para recibir información personalizada y única.

Con estas herramientas podes armar formularios de suscripción, gestionar la lista de suscriptores con respuestas automáticas y armar páginas de ventas.

En este tema estuve como un mes comparando diferentes herramientas. Y no fue fácil la decisión. Tenía desde la opción gratuita de Mailchimp o Mailrelay hasta plataformas avanzadas como GetResponse.

Al final prioricé tener todo en un solo lugar por eso elegí GetResponse. Porque en un solo lugar tenía todo: gestión de la lista de suscriptores, formularios, landing pages, encuestas y además la posibilidad de poder sumarle Webinars.

 

Gestión de redes sociales

¿Participás con tu emprendimiento en alguna red social? Si lo hacés en más de una, ya es un tema acordarte qué posteaste en cada una y cuando.

Ni hablar cuando empezas a leer sobre la cantidad de veces por día que hay que subir material para lograr algo de visibilidad.

Gracias a algún creativo informático, existen herramientas para programar los post en varias redes sociales al mismo tiempo.

Postcron y Hootsuite tienen planes gratuitos. Yo elegí Hootsuite porque incluye Instagram en la versión sin cargo. Y debo confesar que me encanta. Tenés que tomarte sólo un día a la semana para programar los post de todos los días y te olvidas!

Eso sí, no podés dejar de responder en caso que tengas consulta de tus seguidores. Recordá que participar en redes sociales es para interactuar con otras personas.

 

Otras herramientas de gestión y análisis

Si estás suscrito a mi lista de correo, habrás leído en el mail de la semana pasada sobre Trello. Es una herramienta para organizar tus tareas de forma prolija.

Si tenés cierta ansiedad para saber cómo venís con la reputación y visitas en tus redes sociales, Metricool te va a encantar. No solo te cuenta como venís en cada una, sino que podés ver los datos en el momento.

Eso sí, recordá que estamos para optimizar tiempo y no para distraernos esperando ver si hay alguien leyendo tu blog en este instante.

¿Tenés una reunión online? Zoom us te permite tener videoconferencias de tiempo ilimitado con una persona y con 40 personas en simultáneo por 40 minutos en su versión gratuita. Además te permite compartir pantalla y grabar la reunión para compartirla luego.

 

Existen muchísimas herramientas más que te ayudan en tu trabajo diario. Pero eso sí, no es cuestión de hacerse app-adicto. No descargues aplicaciones por descargarlas. Utilizá sólo las indispensables y con las que te sientas cómodo. La idea es optimizar recursos, no ponerte más tareas a las que ya tenés.

Contame en tus comentarios ¿cuáles herramientas usas vos?

 

 

 

 

 

Los mejores objetivos para tu negocio

Para que tu emprendimiento llegue a donde vos querés, tiene que tener objetivos claros.

Imagino que leíste o escuchaste esto en muchas veces. Es algo que podés aprender de memoria y repetirlo tipo mantra tibetano, verdad?

El quid de la cuestión es aprender a plantear un buen objetivo. Algo realista que no ponga en juego tu frustración.

Para eso hoy te cuento lo que tenés que tener en cuenta al momento de pensar en los objetivos de tu negocio.  Y atenti, te sirve para cualquier objetivo que te plantees en tu vida.

 

La ambición

Un objetivo claramente tiene que ser motivante. Lo suficiente para que te den ganas de alcanzarlo. Qué te permita disfrutar del proceso.  Y cuando digo disfrutar, es no enloquecerte con cumplirlo a cualquier precio.

Si tu objetivo es extremadamente ambicioso pueden pasar dos cosas:

  • Arrancas allá arriba, pero a medida que pasa el tiempo te vas dando cuenta que quizás se te fue un poco la mano con lo que definiste y terminas abandonándolo. Con la consecuente frustración saludándote frente a tus narices.
  • O sos tan perseverante y tenaz que por más que te das cuenta que es un objetivo inalcanzable seguís para adelante, como caballo de calesita, sin detenerte un minuto hasta que caes agotado y rendido.

No te recomiendo ninguna de las dos experiencias. Aunque ya sabemos que el ser humano aprende sufriendo.

TIP #1: definí un objetivo que sea alcanzable.  

 

La especificidad

Supongamos que ya definiste que tu objetivo es lo suficientemente ambicioso como para motivarte. Ahora es necesario que sea lo más específico posible.

No es lo mismo proponer de objetivo adelgazar (y si, las mujeres pensamos en esos objetivos..) que decir, voy a adelgazar mejoraron las comidas y haciendo ejercicio.

Cuando especificás, acotás el rango de acción.

¿Para que te sirve?

Para centrarte, no irte por las ramas y perderte en el laberinto de los objetivos.

TIP #2: tu objetivo tiene que ser específico

La mensura

Ya acotaste lo más que pudiste tu objetivo. Ahora bien, ¿cómo sabrás cuándo fue cumplido?

Es necesario definir un indicador para medirlo.

En la jerga marketinera son muy conocidos los Indicadores Claves de Éxito.  Éstos te van mostrando como vas gestionando tu negocio en las principales variables que seleccionaste para monitorear.

Los indicadores permiten el análisis de los objetivos planteados.

Por lo tanto, tu objetivo tiene que tener su indicador correspondiente para que puedas saber lo más “matemático” posible que está es cumplido o no.

En mi ejemplo del objetivo adelgazar, el indicador es la cantidad de kilos bajados.

TIP #3: tu objetivo tiene que ser medible.

 

El tiempo

Tu objetivo no puede durar toda la vida. Como tiene un comienzo, debe tener un final. Nada de prenderse al objetivo cual koala. Tiene que terminar para que pueda ser medido.

Cuando definas el tiempo que transcurrirá para que tu objetivo sea evaluado, tenés que tener en cuenta lo mismo que vimos anteriormente: la ambición.

El tiempo no tiene que ser ni muy largo, ni muy corto.

En mi objetivo de adelgazar, podría hacerlo en 5 meses, o en sólo 1. ¿Sabés cuál es la diferencia que lo hace más o menos creíble? La medida! 4 kilos en 5 meses es aceptable, pero en un mes?

TIP #4: definí el tiempo de duración de tu objetivo

 

Como verás, no es difícil definir los objetivos de tu negocio. Sólo es necesario que te guíes por estas pautas, para que de esta manera puedas lograr lo que querés.

Ni en los negocios, ni en ningún otro aspecto de la vida es recomendable ponerse objetivos inalcanzables.

No tenés necesidad de demostrarle nada a nadie, simplemente disfrutar de lo que hacés.

De la planificación a la acción en 5 pasos

Llevar a cabo todas las ideas que tenés es un desafio.

Todos los que tenemos un emprendimiento tenemos ideas a cada instante. Que podríamos hacer esto, que por qué no hacemos aquello y así todos los días.

¿Pensaste alguna vez en esto?

Estoy segura que sí.

Te cuento los 5 pasos que tenés que seguir para lllevarlo a cabo.

1) Hacé tu idea tangible

Esas ideas que tenés dando vuelta por tu mente, volcalas a un documento. Puede ser en un word, en un cuaderno o en un papel.

Escribir y bajar a tierra las ideas, las hace más reales y más tangibles. Es el primer momento para que evalúes si la idea sigue siendo tan buena idea como pensaste.

Es el momento de avanzar o de repartir y barajar de nuevo.

TIP; No te autocensures al momento de pensar en tu idea. Dejala que surja y no la deseches antes de tiempo. Puede convertirse en LA idea de tu emprendimiento cuando avancés con el análisis.

2) Diseñá la estrategia

Para llevar a cabo esa idea, hay que tener un plan. Tu plan es la estrategia, que va a marcar el rumbo para que durante el proceso, el entusiasmo no te lleve para otros rumbos.

¿A quién no le pasó de empezar con una idea y a los 10 minutos ya pasaste por 10 ideas más y la idea original quedó en el olvido? A mi sí.

Para diseñar la estrategia vas a tener que definir la propuesta de valor, es decir, ¿por qué es tan buena tu idea?

También es importante definir tu cliente. ¿Quién será el comprador de tu idea?

¿Hay otros que tienen ideas como las tuyas? Investigar si hay competencia es otro de los aspectos al momento de definir la estrategia.

3) Conectá la estrategia con la gestión

Respirá y sacá la cara de pánico.

Este punto es fundamental para llegar a la acción.

Se refiere a que determines cómo vas a hacer lo que dijiste en el punto anterior.

Vas tener definir cómo vas a dar a conocer la propuesta de valor de tu idea. Dependiendo de cuál sea tu negocio. Si tenes un local a la calle o es un negocio online. Si vendés productos o servicios.

En cuanto a tus clientes, es importante que definas cómo vas a gestionar el listado.  Pensá si armarás un excel con los datos de los clientes de tu idea. ¿Van a ser los mismos de tus otros productos o servicios, o van a ser exclusivos?

Y no debés olvidar la gestión de los precios. No solo calcularlos, sino también llevar un seguimiento de las ganancias que te darán y tener en claro cual es el valor.

Podés leer más sobre el valor acá y sobre las ganancias en este otro post.

4) Definí tus recursos

Ya tenés los principales aspectos definidos. Ya sabés cómo vas a llevar a cabo cada uno de ellos. La pregunta que sigue es: ¿Con qué? 

A veces la idea es grandiosa, la estrategia super bien definida y la gestión es un relojito suizo. Y ¿Pero evaluaste si tenés los recursos necesarios para llevarla a cabo?

Y cuando me refiero a recursos no me refiero exclusivamente al dinero, que convengamos es un recurso valioso. Los recursos pueden ser muy variados.

Pueden ser horas de trabajo, puede ser un espacio de trabajo, alguien que trabaje con vos, una aplicación o una herramienta indispensable.

Probablemente tengas lo necesario para llevar a cabo tu idea, pero dimensionar tus recursos te dará seguridad. Sabrás que el proyecto es viable.

5) Planificá el día a día

Llegamos al último punto. Y no por eso menos importante.

Es el punto que hará que todo lo anterior tome sentido. Es la acción en sí misma.

Organizarte tu día a día sabiendo que ahora tendrás que ocuparte de las tareas de esta nueva idea que gestaste. Porque tendrás más trabajo, más cosas de las que ocuparte y acomodarse puede llevar un tiempo.

Si seguís estos pasos, sos paciente y constante, seguramente tu idea sea haga realidad.

Tendrás ventas y te motivará para seguir innovando, haciendo lo que más te gusta: tu negocio.  

5 claves para gestionar tu emprendimiento eficientemente

Descubrí si estás gesionando tu emprendimiento como querés.

Encontrá las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre gestionar un emprendimiento.

Si las palabras gestión de negocios te parecen grandes y que es algo que se estudia en la universidad, no te asustes, es algo que seguramente haces sin darte cuenta.

Gestionar es hacer un conjunto de acciones con las que se obtiene un resultado.

¿Te suena más familiar ahora?

Seguramente tomas decisiones todos los días en tu vida, puede ser que gestiones la dinámica de toda tu familia, organizando horarios escolares, festejos de cumpleaños, vacaciones y las compras del supermercado. Y seguramente lo hacés de maravillas.

Pero en cuanto pensás en tu negocio, un escalofrío te recorre la espalda y ya creés que es algo que realmente no podrías hacer.

Yo no estaría tan segura que no hacés algún tipo de gestión, pero si todavía no te convencés, hacéte estas preguntas. Podés escribirlo en un papel o decírtelo en voz alta, según sea tu estilo de reflexión.

1 ¿Qué tengo?

Si tu proyecto se refiere a la venta de objetos:

¿Tenés un método para elaborar o comprar tus productos?

En esta pregunta pensá en si necesitás materias primas para realizar tu producción o si comprás en un mayorista, si tenés registrado ya sea en papel (ese cuaderno que parece la biblia) o en una hoja de cálculo. Cuánto stock tenés y para cuántos días de venta te alcanza.

La gestión del stock se merece todo un desarrollo aparte, pero saber lo que realmente tienes y lo que te falta es el primer paso.

 

TIP 1: Hacé un listado de todos tus productos y las cantidades que tenés de cada uno. Multiplicá por el precio al que lo vendés, y tendrás tu stock valorizado en dinero. Te sorprenderás del número.

Si por el contrario ofrecés servicios:

¿Sabés cuántos clientes tenés actualmente activos y cuantos podés volver a contactar?
Si este es tu caso, es sumamente valioso para tu negocio la buena gestión de tus clientes, ya que son tu materia prima.

TIP 2: Hacé un listado de tus clientes y qué servicio te compraron. A continuación marcá cuales podrían comprarte otro servicio o el mismo. Multiplicalo por el precio de ese servicio y tendrás tus futuros ingresos probables. Siempre es más fácil volver a contactar a quienes ya te conocen y confían en tu trabajo.

2 ¿A cuánto vendo?

Reflexioná un instante sobre los precios de tus productos o servicios.

¿Para definirlos hiciste algún tipo de cálculo?

¿Sabés cuánto margen posee cada uno?

¿Podés identificar cuál es tu producto o servicio más rentable?

Generalmente la gestión de precios es lo más complicado de un negocio, por lo que no te sientas mal si no supiste qué contestar. Los precios se merecen que les dediques un tiempo importante dentro de tu negocio, ya que serán los que te den la ganancia de tu emprendimiento. Podés empezar leyendo este post.

TIP: Usá el simulador de precios y márgenes para empezar a analizar tus ganancias.

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3 ¿Dónde doy a conocer mi trabajo?

No importa lo que hagas o vendas, es necesario que tu cliente te encuentre de manera rápida y fácil.

¿Qué tan accesible estás?

Si tenés un local a la calle ¿figurás en guías zonales o en Google Map?

¿Participás en la redes sociales?

¿Tenés una página web, un correo electrónico y un celular ubicable?

Para el éxito de tu negocio es imprescindible que tus clientes y tus potenciales clientes te encuentren por los medios que ellos acostumbran a buscar.

Es cuando debés ponerte en los zapatos del otro y pensar: si yo fuera él… como buscaría mi producto o servicio.

Es necesario conocer o tener una idea de cómo actúan tus clientes. Podés leer más sobre esto acá.

TIP: No dejés pasar la oportunidad de preguntar en cada contacto como te conocieron. Eso será el primer paso para descubrir la mejor manera de llegar a ellos.

4 ¿Sé lo que haré la semana próxima?

En el mundo del trabajo sin relación de dependencia la gestión del tiempo es todo un tema.

Seguramente tu primera reacción fue un fuerte “no!”, pero si lo pensás una segunda vez quizás encuentres algunos indicios de que no es tan así.

Personalmente no soy amante de la planificación exacta. Me gusta la improvisación y muchas veces las situaciones improvisadas resultaron mejor que las planificadas.

Pero un mínimo de planificación es necesaria en el negocio. Porque eso te lleva a algún punto, un camino a recorrer y que te ayuda a que el futuro sea más fácil cuando se convierte en presente.

TIP: Podés elegir un día de semana para hacer siempre las mismas actividades. Así no haces todo todo el tiempo. Verás que el día te rinde más.

5 ¿A dónde voy?

Esto nos lleva a la última clave.

¿Imaginaste cómo te verás en 2 años? ¿Y en 4?

¿Tienes idea qué queres para tu negocio?

Claramente todos queremos crecer. Pero crecer ¿cómo?

Puede ser que tu idea de crecimiento sea vender más, o puede ser expandirte a otros lugares o sumar socios.

Lo que decidas que es tu opción de crecimiento es bueno que lo sepas cuanto antes. De esa manera podés crear el camino para llegar a ese lugar en el tiempo determinado.

TIP: Permitite soñar. No importa que hoy lo veas difícil de concretar. Imaginate en ese futuro y tené la certeza de que es ahí a donde querés llegar. Ya podrás luego armar el camino que te lleve.

Como ya te das una idea, la gestión de negocios abarca más de aspecto y todos son necesarios para que tu negocio sea exitoso.

Ahora podés evaluar cuales ya realizás y cuales necesitás desarrollar. Y si de las que ya realizan es necesario darles un impulso.

Si tenés alguna duda, o querés contarme cuál es la pregunta que te hacés sobre tu emprendimiento, podés hacerlo en los comentarios.

Y no te olvides de recibir tu regalo.

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Conoce la ganancia de tus productos

Para una buena gestión de precios, conocer los márgenes de tus productos es indispensable.

Seguramente cuando comenzaste con tu emprendimiento, una de las mayores preocupaciones son los precios a los que venderás tus productos.

Si sos curioso y se te ocurre googlear, encontrarás que existen varias teorías al respecto  y en su gran mayoría basadas en cálculos sobre los costos.

Personalmente creo que a los costos, obviamente, hay que tenerlos en cuenta, pero no son la principal variable para la fijación de precios. Es una más de un mix que incluye el precio del mercado, el precio que están tus clientes dispuestos a pagar y el valor que quieres que tengan tus productos.

Pero la primera pregunta que debes hacerte es ¿cómo quiero que mis clientes perciban mis productos: como los más caros, de precio medio o lo más baratos?

Las tres opciones son válidas y deberás en consecuencia analizar el impacto que tendrá en tu negocio la estrategia que elijas. De acuerdo a esto, es como comunicarás tus precios.

Más allá de cual elijas para tu emprendimiento, lo segundo que debes hacer es analizar cuánto dinero ganarás con cada venta.

Como te imaginarás, para esta etapa es necesario conocer tus costos. Pero en mi vida, la practicidad juega un papel importante. Entonces hay momentos que ser práctico es necesario para avanzar.

Si no conoces todos tus costos, o te es difícil calcular qué porcentaje del consumo de luz y teléfono gastas en tu emprendimiento, no te preocupes.

Es preferible hacer un primer análisis con lo que tengas a mano, que no hacerlo.

Una vez identificado cual es el costo de tu producto, restáselo a tu precio de venta (sin impuestos, generalmente es el IVA). La diferencia es tu margen o ganancia por cada producto que vendas.

Este es el número que mirarás ahora con detenimiento: para empezar debería ser mayor a cero. Si es así, es una muy buena noticia! Si tiene el signo negativo por delante, es momento de revisar tus costos y hacer ajustes a los precios.

Ahora toma el margen que obtuviste y divídelo por el precio. Ese es tu margen porcentual. Vamos con un ejemplo fácil. Tu margen dio $30, vendes tu producto a $100. 30/100 = 0,30. Es decir 30%.

Tomate un instante para reflexionar en esto: Si le contamos a alguien que no leyó nada hasta aquí que con tu producto ganas $30, le parecerá mucho o poco?  Seguramente le faltarán datos para darnos una respuesta.

Ahora, si le decimos que ganas un 30% con cada venta que haces, qué crees que piense?

Claramente la perspectiva cambia, y eso es lo que debes tener en cuenta.

Si tu negocio es un kiosco y vendes caramelos, quizás un margen del 30% te parezca poco. Pero si tienes una agencia de autos y ganas 30% por cada venta, seguramente sea un excelente margen.

No todos los productos tienen los mismos márgenes, y no es necesario que tus productos tampoco los tengas.

Todo depende de la estrategia de precios que elijas. Y volvemos al principio: debes definir que quieres transmitir con tus precios.

Para empezar a hacer tus cálculos de márgenes tengo un regalo para vos. Porque no voy a dejarte solo haciendo cuentas en calculadora.

Te regalo un simulador de márgenes y ganancias.

Es muy fácil de usar, solo necesitás completar algunos datos y te permite analizar tres productos juntos!

Simulador de precios

Podés contarme en los comentarios la manera que vos utilizas para hacer tus análisis de precios.

La forma más fácil de conocer a tus clientes

 

Una vez en un ejercicio de trabajo en equipo, me pararon frente al profesor que sostenía un libro en sus manos. Yo solo veía la tapa que era azul. Un compañero se paró en frente mío y solo veía la contratapa del libro que era de color blanca.

Entonces el profesor nos preguntó “¿De qué color es el libro?”.

Para mí era azul y para mi compañero era blanco. Y podíamos discutirlo a muerte.

Este ejercicio nos hizo aprender que la realidad está sujeta a la percepción del que observa.

Con esto en mente, muchas veces lo que creemos que ofrecemos no es lo que creen los clientes. Así de simple y así de duro.

Tu trabajo entonces está en lograr que esta brecha de lo que vos crees que vendes y lo que el cliente cree que está comprando sea lo más corta posible, siendo el mayor de los mayores objetivos que desaparezca.

Pero como no quiero frustrarte con objetivos difíciles o casi imposibles de alcanzar, empecemos por lo más simple (o no tanto):

Conocer a tu cliente. ¿Cómo?

¡Preguntando!

Te dejo un par de temas que podés hoy mismo comenzar a indagar.

  • Cuando las personas te contacten, no dudes en preguntarles cómo fue que te conocieron. ¿Alguien les contó sobre vos? ¿Te googlearon o te encontraron en las redes sociales? Así podrás empezar a tener una idea de cuál es el camino para que más personas llegue a vos.
  • Si deciden comprar tu objeto o servicio, no dudes en preguntarles qué fue lo que los hizo decidir la compra. De esta manera tendrás una mejor percepción sobre lo que tus clientes más valoran.
  • Si eligen no comprar, también pregunta las razones. Escuchar aspectos negativos por parte de los clientes no es lo más agradable. Pero es fundamental para corregir errores y puedo asegurarte que será muy bien valorada tu intención, ya que habla de tu compromiso con ellos.
  • Por último, si preguntas a tus amigos y personas conocidas acordate que van a tener la mayor voluntad para ayudarte, pero a veces por esta misma razón pueden no ser muy objetivos en su opinión. En lugar de preguntarle sobre ti y tu negocio, pregúntales sobre cómo fue su última experiencia de compra.

Interactuar con tus clientes, demostrando interés en sus comentarios y opiniones hará surgir un vínculo  que vale oro en el mundo del marketing: fidelidad con tu negocio, que se traduce en mayores ventas futuras. 

Es simple y está al alcance de todos nosotros. Comenza a probar esto hoy y no olvides ir registrando las respuestas con algún método para que en el futuro puedas tener una estadística.

Y para empezar yo misma con el ejercicio, te pregunto: ¿cómo llegaste al blog? Dejame tu comentario más abajo.